VEDTEKTER FOR VESTRE GAUTESTAD VEL
(Tidligere Foreningen Gautestad Hytteområde (Brødrene Gautestad)).
§ 1 Medlemmer
Vestre Gautestad Vel består av alle eiere (heretter kalt medlemmer) av hytter med tomt utgått av tidligere bnr. 1, heretter av bnr. 310, under Gautestad, gnr. 64 i Evje og Hornnes kommune, og som har rett til å bruke veien gjennom hytteområdet.
§ 2 Formålet for vellet er å ivareta medlemmenes interesser:
a) Gjennom sin virksomhet å informere og veilede medlemmene om saker av betydning for hytteområdet, også gjennom samarbeid med grunneiere, tilgrensende hytteområder og berørte organisasjoner i saker av felles interesse.
b) Organisere vedlikehold av veier og parkeringsplasser, samt snøbrøyting og fordele utgiftene til dette. Anlegg og vedlikehold av private stikkveier i hytteområdet avtales mellom grunneier og vedkommende hytteeier(e). Tiltak som er søknadspliktige eller meldepliktige etter Plan- og bygningsloven forelegges styret til uttalelse. Brøyting av private veier kan organiseres gjennom vellet. Betaling for slik brøyting skal skje gjennom et tillegg til den årlige medlemskontingenten og fastsettes av styret i samråd med vedkommende entreprenør.
c) Sørge for gjennomføring av de vedtak medlemmene gjør.
§ 3 Omfang
Omfanget av vel!ets virksomhet avgjøres av årsmøtet. Årsmøtet fastsetter medlemskontingent. Betalingsfrist bestemmes av styret. Om fristen ikke overholdes, sendes regningen til inkasso gjennom inkassobyrå.
§ 4 Styret
Vellet ledes av et styre på 5 medlemmer, som velges for 2 år av gangen. Formannen velges av årsmøtet. Sekretær og kasserer velges innen styret. Valgbare er medlemmer som har ordnet sine forpliktelser i vellet (familiemedlemmer til hytteeiere regnes som medlemmer og kan velges). Vellet forplikter utad ved formannen.
Styret fører protokoll over sine møter, forhandlinger og vedtak. For at styret skal være beslutningsdyktig må minst 3 av styremedlemmene være tilstede på møtet. Alle avgjørelser fattes ved simpelt flertall. Ved stemmelikhet er formannens stemme avgjørende.
§ 5 Årsmøtet
Årsmøtet er vellets høyeste myndighet. Ordinært årsmøte holdes hvert år innen utgangen av april. Ekstraordinært årsmøtet holdes når styret beslutter dette, eller når minst 1/3 av vellet medlemmer forlanger det. Innkallingen til årsmøtet skjer skriftlig med minst 14 dagers varsel. Det samme gjelder ekstraordinært årsmøte.
Forslag som medlemmene ønsker behandlet på årsmøtet, må være styret skriftlig i hende innen utgangen av januar.
Dagsorden på ordinært årsmøte
Årsmøtet ledes av formannen eller i hans/hennes fravær ett av styremedlemmene. Møtereferat føres av styrets sekretær.
Årsmøtet behandler:
– Årsmelding fra styret for siste år
– Revidert regnskap for siste år
– Fastsettelse av medlemskontingent for kommende år
– Behandle innkomne forslag
– Valg:
1. Valg av styremedlemmer jf. §4
2. Valg av revisor for ett år
3. Valg av valgkomité (2 medlemmer) for ett år
– Eventuelt
Ved votering på årsmøtet (også ekstraordinært) teller kun en stemme fra tilstedeværende. Alle beslutninger (unntatt vedtektsendringer) avgjøres ved alminnelig (simpelt) flertall. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende.
§ 6 Rettigheter
Alle medlemmer har samme rettigheter og plikter i vellet betinget av at kontingent og lignende er ordnet og betalt til rett tid.
På årsmøtet og andre møter har alle tilstedeværende talerett. Møtelederen kan treffe avgjørelse om begrenset taletid. Stemmerett har kun hytteeier eller den som møter på dennes vegne. Ingen kan avgi mer enn EN – 1 – stemme.
Medlemmene plikter å underrette styret om forandringer i hyttas eierforhold så snart dette er skjedd. Adresseforandringer skal også meldes til styret.
§ 7 Regnskap
Regnskapet følger kalenderåret. Regnskapet sendes ut sammen med innkallingen til årsmøtet.
§ 8 Vedtektsendringer
Forslag til endringer av vellets vedtekter avgjøres av årsmøtet, eventuelt ekstraordinært årsmøte. Vedtektsendringer må, for å ha gyldighet, ha minst 2/3 av de tilstedeværende stemmeberettigede medlemmers stemme (jf §6).
Disse vedtekter er vedtatt på årsmøtet 15. april 1995 og endret på årsmøtet 10. april 2004.